Cómo marcar la diferencia en una presentación

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La Internet y los medios digitales lograron que en nuestra época ya no existan barreras a la adquisición de conocimientos y educación (antiguamente teníamos que ir a una biblioteca para realizar una búsqueda; actualmente lo hacemos desde nuestra casa y a cualquier horario). No obstante, hoy el desafío es otro: la selección de la información, ya que este acceso universal nos entrega gran cantidad de información, pero sin un orden o categorización.

De igual manera, la forma de entregar los conocimientos en una presentación debe evolucionar para ajustarse a la época actual. No es suficiente con presentar datos e información a través de una pantalla; esta información recolectada (libros, artículos, experiencia personal o grupal) debe ser procesada y adaptada para ser entregada a una audiencia específica. No podemos conformarnos solo con copiar y pegar tablas o artículos en nuestra presentación, estos elementos requieren un proceso de modificación para entregar el mensaje que queremos transmitir de la mejor manera posible. Una tabla de un artículo está diseñada para ser analizada en el papel, no para ser presentada en una pantalla, ya que entrega gran cantidad de información. Se debe seleccionar de esa tabla lo más relevante para incluirlo en nuestro mensaje y entregarlo en forma eficiente.

En este sentido, al preparar una presentación debemos tener en consideración al menos 3 elementos básicos que deben ser trabajados en forma independiente, mas no aislada, para que realmente sea una gran presentación: la historia, el apoyo multimedia y la entrega del mensaje.

En primer lugar, la historia a entregar requiere un proceso de construcción inicial en la cual el presentador realiza una búsqueda de la información disponible en relación al tema. Posteriormente, selecciona de esta gran cantidad de información los elementos claves que desea entregar a la audiencia y los ordena en forma coherente, entregando de esta forma una visión personal del tema orientada y ajustada a la audiencia. El presentador debe tener claro el mensaje que desea entregar y recordar que el objetivo no es solo entregar información, sino generar una reacción en la audiencia (cambio en conductas, una pregunta, una necesidad de revisar un tema, etc.).

Luego, el apoyo multimedia está orientado a facilitar la entrega del mensaje de la historia, esto significa que cada diapositiva que presentemos debe entregar uno o dos mensajes y estar diseñada con el objetivo de facilitar la entrega de estos, logrando enfocar la atención de la audiencia en el mensaje global entregado por el presentador y no solo en la información presentada en la pantalla. Nuestra capacidad de atención es limitada; esto posibilita que una diapositiva con información en exceso (texto, tablas, listas, etc.) o de difícil compresión, distraiga a la audiencia y desvíe su atención del presentador hacia la diapositiva. Cuando se diseña una diapositiva, se debe pensar en esta como si fuese el afiche de una película; debe entregar un mensaje claro, fácil de entender y, algo muy importante, con potencial de ser recordada en el tiempo. Una diapositiva de mala calidad (imágenes de baja resolución o con sellos de agua, tablas copiadas y pegadas, gran cantidad de texto e información, etc.) refleja falta de preparación y desinterés en la audiencia por parte del presentador.

Por último, la entrega del mensaje requiere preparación, dedicación y entrenamiento. El presentador debe procurar el capturar y mantener la atención de la audiencia, demostrar correcto conocimiento y dominio del tema, ganar la confianza de los asistentes respecto a lo que presenta y asegurar la comprensión del mensaje. Existen múltiples herramientas que permiten mejorar la entrega del mensaje, por ejemplo el lenguaje corporal, el cual debemos trabajar (cabe recordar que evolutivamente el lenguaje no verbal es más importante que el verbal/hablado), debemos tener buena dicción y ajustar nuestro lenguaje a la audiencia; se debe utilizar recursos como la repetición, los cambios de tono y el silencio para generar un ritmo en nuestra presentación que permita mantener la atención y marcar los momentos a recordar.

Entregar gran cantidad de información en poco tiempo no hace de una presentación una gran presentación, ya que esta misma está disponible y se puede acceder a ella fácilmente. Seleccionar la información que podría generar un impacto y un efecto deseado en la audiencia, presentarla en forma clara, con orden, sentido y con un apoyo multimedia ajustado a mi mensaje puede marcar la diferencia, y así, de manera fructífera, convertir la presentación en una gran presentación.

Es sabido que una clase mal hecha, mal preparada o mal ejecutada es una pérdida de tiempo para todos, en especial en esta época en que el tiempo de cada uno es tremendamente valioso. Por este motivo los invitamos a adquirir las competencias necesarias para mejorar la calidad de sus presentaciones. Más información en relación a este tema en nuestra página web, http://www.mue.cl. Otros sitios de interés son http://ffolliet.com y http://www.presentationzen.com

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